Katholischer Pfarrverband Ampfing

St.-Martin-Str. 7, 84539 Ampfing - Telefon 08636/9822-0 - E-Mail pv-ampfing@ebmuc.de

Aufgaben in der Pfarrverwaltung

Im Pfarrverband Ampfing gibt es zwei Verwaltungsstellen. Hauptsitz der Pfarrverbandsverwaltung ist das Pfarramt Ampfing, St.-Martin-Str. 3, 84539 Ampfing. Daneben gibt es noch eine Kontaktstelle in Zangberg, Hofmark 1, die stundenweise geöffnet ist.

Für viele Menschen, die in ein Pfarrbüro kommen, sind die Pfarrsekretärin und der Pfarrsekretär die ersten Ansprechpartner. Friedrich Kardinal Wetter hat sie deshalb einmal "die Visitenkarte der Pfarrei" genannt.
Die Aufgaben eines Pfarramts sind sehr umfangreich. Im Einzelnen beinhalten sie ...
  • Parteiverkehr Empfang und Vermittlung von Besuchern und Hilfesuchenden
  • Erteilung von Auskünften
  • Erstkontakt in seelsorglichen Anliegen
  • Annahme von Messstipendien
  • Information und Hilfestellung für ehrenamtliche Mitarbeiter
  • Organisation im Pfarrbüro Telefondienst
  • Führung des Terminkalenders
  • Terminabsprachen und Weiterleitung von Terminen
  • Postein- und -ausgang
  • Einkauf von Bürobedarf
  • Abwicklung von Bestellungen
  • Druck- und Kopierarbeiten
  • Sekretariat Allgemeiner Schriftverkehr im Rahmen der Pfarramtsverwaltung, selbstständig oder nach Vorgabe
  • Arbeiten mit pfarreispezifischen Programmen
  • Matrikelwesen Führung der Matrikelbücher (Tauf-, Trauungs-, Sterbematrikel)
  • Bearbeitung bzw. Eintragung von Kirchenaustritt, Wiederaufnahme, Firmung, einschl. aller erforderlichen Meldungen und des Schriftverkehrs
  • Vorbereitung von Urkunden und Stammbucheintragungen
  • Pfarrkartei Führung und Pflege der Pfarrkartei
  • Auswertung für pfarrliche Zwecke
  • Registratur Ablage nach Aktenplan
  • Archivierung
  • Inventarverzeichnis
  • Informationsdienst Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
  • Mitarbeit bei Informationsdiensten wie Schaukasten
  • Information über Veranstaltungen und kirchlichen Vorgängen in der Presse
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Pfarrbriefen
  • Erstellung der regelmäßigen Gottesdienstordnung
  • Pfarrliche Gremien und Einrichtungen, Veranstaltungen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Pfarrgemeinderat, Kirchenverwaltung, Ehrenamtlichen und Gruppen der Pfarrei
  • Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Aktionen, bei Werbung und Einsatz von Ehrenamtlichen wie z.B. Caritassammler, Kranken- und Seniorenbesuchsdienst
  • Vergabe von Räumen (Pfarrheim)
  • Erstellung von Belegungsplänen
  • Schlüsselverwaltung
  • Verwaltung vermieteter Liegenschaften
  • Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Friedhofsverwaltung
  • Finanzangelegenheiten für Pfarrkirchenstiftung und ggf. Kindertagesstätte Finanzdisposition im Ein- und Ausgabenbereich
  • Kassenbuchführung und -abrechnung
  • Abwicklung der Buchhaltung und Rechnungsführung sowie der Jahresrechnung
  • Vorbereitung und Erstellung der Haushaltspläne
  • Mitarbeit bei der Überwachung der Vermögensbestände, des Haushalts und Antragstellung für kirchliche und öffentliche Mittel
  • Verwaltung und Abrechnung von Messstipendien und Stolarien
  • Abwicklung von Sammlungen, Spendenaktionen, Kollekten, Kirchgeld- und Kirchengrundsteuererhebung
  • Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
  • Personalwesen Kirchenstiftung u. ggf. Kindertagesstätte Personalausschreibungen und Bearbeitung von Bewerbungen
  • Ausfertigung von Arbeitsverträgen
  • Führung der Personalakten
  • Führung der Urlaubs- und Krankheitskartei
  • Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der Erzbischöflichen Finanzkammer
  • Auskunftgebende für das Personal in div. Angelegenheiten
  • Organisation von Aushilfen
Welche persönliche Voraussetzungen müssen die Mitarbeiter/innen eines Pfarrbürs mitbringen ...
  • Einfühlungsvermögen, Taktgefühl und Diskretion
  • Menschliche Reife
  • Belastbarkeit
  • Kontaktfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Bereitschaft zur Teamarbeit
  • Organisationstalent
  • Selbstständigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • christliche Lebensführung
  • Fachliche Voraussetzungen
  • Abgeschlossene Ausbildung (z.B. kaufmännische Ausbildung, Bürokauffrau/mann, Verwaltungsangestellte)
  • oder mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, in Büroorganisation und gute EDV-Kenntnisse