Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre

in der Erzdiözese München und Freising

Berufsbild

1996 ist erstmalig ein Berufsbild erschienen, das vom Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretäre erstellt wurde. Inzwischen hat es viele Entwicklungen gegeben, die eine Überarbeitung notwendig gemacht haben.
Es seien nur zwei genannt:
1. Verschiedene Gründe zwingen unser Erzbistum, immer mehr Einzelpfarreien zu Pfarrverbänden zusammen zu fassen. Das stellt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den entsprechenden Büros vor neue Aufgaben und Herausforderungen.
2. Im Bereich der Bürotechnik haben sich rasante Fortschritte ergeben. Gute PC-Kenntnisse werden heute von jeder Pfarrsekretärin und jedem Pfarrsekretär verlangt. Und auch das "Umfeld" der PCs wird immer weiter.

Die Anforderungen an diesen Beruf haben sich entsprechend gewandelt und sind im neuen Berufsbild berücksichtigt. Auch diesmal muss darauf hingewiesen werden, dass es sich bei diesem Berufsbild um eine Äußerung des Berufsverbandes handelt, die in eigener Verantwortung geschieht. In einigen wenigen Punkten gibt es Differenzen zwischen der Dienstordnung bzw. der Bayerischen Kirchenstiftungsordnung auf der einen und dem Berufsbild auf der anderen Seite. Das Ziel des Verbandes bleibt es darum weiter, dass die tatsächlich geleisteten Arbeiten entsprechende Anerkennung finden.
Die Fortbildung der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre ist für die Vorstandschaft des Berufsverbandes ein sehr wichtiger Punkt, so wurde das Fortbildungsprogramm weiterentwickelt und ausgebaut. Darauf wird im Berufsbild besonders hingewiesen.
Allen, die viel Kraft und Mühe in die Überarbeitung des Berufsbildes investiert haben, sei herzlich gedankt. Es ist ein wichtiger Leitfaden für die, die schon als Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretäre arbeiten, genauso für alle, die sich für diesen Beruf neu entscheiden wollen.

Anita Steinsberger, Vorsitzende

Stellenbeschreibung

Für viele Menschen, die in ein Pfarrbüro kommen, sind die Pfarrsekretärin und der Pfarrsekretär die ersten Ansprechpartner. Kardinal Wetter hat sie deshalb einmal "die Visitenkarte der Pfarrei" genannt. Wenn auch einzelne Männer in diesem Beruf arbeiten, so sind es doch in der Mehrzahl Frauen. Deswegen wird in der Folge einfachheitshalber nur in der weiblichen Form von der Pfarrsekretärin gesprochen.

Für die Seelsorge in einer Pfarrei sind natürlich in erster Linie der Pfarrer und seine pastoralen Mitarbeiter zuständig. Bei allen Aufgaben, die in einem Pfarramt anfallen, ist ihnen die Pfarrsekretärin aber eine unentbehrliche Unterstützung und Entlastung. Vor allem ist sie "Anlaufstelle". Sie ist es, die den Kontakt zum Pfarrer und seinen Mitarbeitern herstellt. Dazu braucht sie ein gewinnendes und freundliches Wesen. Die Informationen, die sie erhält, leitet sie an die für die Pastoral Verantwortlichen weiter. Umgekehrt hat sie auch dafür zu sorgen, dass der Informationsfluss vom Pastoralteam in die Pfarrei hinein läuft. In diesem Zusammenhang ist natürlich ein hohes Maß an Loyalität notwendig. Aus dem Gesagten wird deutlich, dass die Aufgaben einer Pfarrsekretärin oft in das Feld der Seelsorge hinein reichen. Ihr Beruf umfasst also mehr als das, was eine Sekretärin im reinen Verwaltungsdienst zu tun hat.

Selbstverständlich hat eine Pfarrsekretärin zunächst aber auch die ganz "klassischen" Sekretariatsangelegenheiten zu bewältigen. Sie muss all das beherrschen, was zu einem modernen Bürobetrieb gehört. Dabei stehen heute immer mehr der PC und seine vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten im Mittelpunkt.

Im Folgenden findet sich eine Aufstellung von Arbeiten, die eine Pfarrsekretärin in Absprache mit dem Pfarrer oder auch selbstständig zu erledigen hat. Wenn die Liste auch lang ist, so erhebt sie doch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Aufgaben variieren von Pfarrbüro zu Pfarrbüro sehr stark, deshalb sollte für jede Pfarrsekretärin eine individuelle Tätigkeitsbesehreibung erstellt werden. Das weite Feld mag auch ein Anreiz sein, weil es zeigt, wie bunt und interessant der Beruf der Pfarrsekretärin ist.
 
Tätigkeitsbeschreibung
  • Parteiverkehr Empfang und Vermittlung von Besuchern und Hilfesuchenden
  • Erteilung von Auskünften
  • Erstkontakt in seelsorglichen Anliegen
  • Annahme von Messstipendien
  • Information und Hilfestellung für ehrenamtliche Mitarbeiter
  • Organisation im Pfarrbüro Telefondienst
  • Führung des Terminkalenders
  • Terminabsprachen und Weiterleitung von Terminen
  • Postein- und -ausgang
  • Einkauf von Bürobedarf
  • Abwicklung von Bestellungen
  • Druck- und Kopierarbeiten
  • Sekretariat Allgemeiner Schriftverkehr im Rahmen der Pfarramtsverwaltung, selbstständig oder nach Vorgabe
  • Arbeiten mit pfarreispezifischen Programmen
  • Matrikelwesen Führung der Matrikelbücher (Tauf-, Trauungs-, Sterbematrikel)
  • Bearbeitung bzw. Eintragung von Kirchenaustritt, Wiederaufnahme, Firmung, einschl. aller erforderlichen Meldungen und des Schriftverkehrs
  • Vorbereitung von Urkunden und Stammbucheintragungen
  • Pfarrkartei Führung und Pflege der Pfarrkartei
    Auswertung für pfarrliche Zwecke
  • Registratur Ablage nach Aktenplan
  • Archivierung
  • Inventarverzeichnis
  • Informationsdienst Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
  • Mitarbeit bei Informationsdiensten wie Schaukasten
  • Information über Veranstaltungen und kirchlichen Vorgängen in der Presse
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Pfarrbriefen
  • Erstellung der regelmäßigen Gottesdienstordnung
  • Pfarrliche Gremien und Einrichtungen, Veranstaltungen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Pfarrgemeinderat, Kirchenverwaltung, Ehrenamtlichen und Gruppen der Pfarrei
  • Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Aktionen, bei Werbung und Einsatz von Ehrenamtlichen wie z.B. Caritassammler, Kranken- und Seniorenbesuchsdienst
  • Vergabe von Räumen (Pfarrheim)
  • Erstellung von Belegungsplänen
    Schlüsselverwaltung
  • Verwaltung vermieteter Liegenschaften
  • Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Friedhofsverwaltung
  • Finanzangelegenheiten für Pfarrkirchenstiftung und ggf. Kindertagesstätte Finanzdisposition im Ein- und Ausgabenbereich
  • Kassenbuchführung und -abrechnung
  • Abwicklung der Buchhaltung und Rechnungsführung sowie der Jahresrechnung
  • Vorbereitung und Erstellung der Haushaltspläne
  • Mitarbeit bei der Überwachung der Vermögensbestände, des Haushalts und Antragstellung für kirchliche und öffentliche Mittel
  • Verwaltung und Abrechnung von Messstipendien und Stolarien
  • Abwicklung von Sammlungen, Spendenaktionen, Kollekten, Kirchgeld- und Kirchengrundsteuererhebung
  • Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
  • Personalwesen Kirchenstiftung u. ggf. Kindertagesstätte Personalausschreibungen und Bearbeitung von Bewerbungen
  • Ausfertigung von Arbeitsverträgen
  • Führung der Personalakten
  • Führung der Urlaubs- und Krankheitskartei
  • Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der Erzbischöflichen Finanzkammer
  • Auskunftgebende für das Personal in div. Angelegenheiten
  • Organisation von Aushilfen
  • Persönliche Voraussetzungen Einfühlungsvermögen, Taktgefühl und Diskretion
  • Menschliche Reife
  • Belastbarkeit
  • Kontaktfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Bereitschaft zur Teamarbeit
  • Organisationstalent
  • Selbstständigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • christliche Lebensführung
  • Fachliche Voraussetzungen 
    Abgeschlossene Ausbildung (z.B. kaufmännische Ausbildung, Bürokauffrau/mann, Verwaltungsangestellte) 
    oder mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, in Büroorganisation und gute EDV-Kenntnisse
Berufseinführung und Fortbildung
Die Einführung in den Dienst erfolgt durch den Pfarrer, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit weiteren pastoralen Mitarbeitern oder die vom Erzbischof mit den pfarrlichen Seelsorgsaufgaben betraute Person.
Der Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und -sekretäre veranstaltet regelmäßig in Zusammenarbeit mit der Erzbischöflichen Finanzkammer Seminare zur Fort- und Weiterbildung der Pfarrsekretärinnen. Die Teilnahme ist nach Beendigung der Probezeit (6 Monate) möglich.
PC-Schulungen werden von der Erzbischöflichen Finanzkammer angeboten.
Die Pfarrsekretärin hat die Möglichkeit zur Teilnahme an Exerzitien und Besinnungstagen.
 
Stellung und Rechte
Die Pfarrsekretärin wird auf Beschluss der Kirchenverwaltung von der Pfarrkirchenstiftung angestellt. Unmittelbarer Dienstvorgesetzter ist der Pfarrer oder Pfarrbeauftragte.
Die Pfarrsekretärin ist für die Aufgaben des Pfarramtes angestellt, die sie auf der Grundlage der Tätigkeitsbesehreibung erledigt.
Es ist von beiden Seiten ein guter Informationsfluss zu gewährleisten. sie erhält alle Informationen, die für ihren Dienst wichtig sind und umgekehrt informiert sie Pfarrer und pastorale Mitarbeiter. Dieses geschieht in regelmäßigen Dienstgesprächen.
In Konfliktsituationen, die an der Dienststelle nicht gelöst werden können, ist die zuständige Mitarbeitervertretung, der Dekan oder die Schlichtungsstelle (Amtsblatt 10/2002) um Vermittlung anzugehen.
 
Arbeitsvertrag
Mit jeder Pfarrsekretärin ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag auf der Grundlage des ABD (Arbeitsvertragsrecht der Bayer. (Erz-Diözesen) abzuschließen.
Die Eingruppierung der Pfarrsekretärin bestimmt die Kommission zur Ordnung des Diözesanen Arbeitsrechtsvertrages im kirchlichen Dienst (KODA).
 
Schweigepflicht
Die Pfarrsekretärin hat über Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren, von denen sie in Ausübung ihrer Tätigkeit Kenntnis erhält und deren Geheimhaltung durch gesetzliche Vorschriften vorgesehen oder auf Weisung des Dienstvorgesetzten angeordnet ist. Diese Verpflichtung besteht auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus.
 
Arbeitszeit
Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt bei Vollbeschäftigten zur Zeit durchschnittlich 39,0 Stunden wöchentlich (§ 15 ABD). Bei Teilzeitbeschäftigungen wird die wöchentlich zu leistende Arbeitszeit im Arbeitsvertrag vereinbart.
 
Auszug aus der Satzung
§ 2 Zweck des Verbandes:
a. die Pflege und Förderung des Berufsbildes der Pfarrsekretärin/ des -sekretärs im Sinne der apostolischen und pastoralen Teilhabe der Laien am Leben der Kirche in der Pfarrei
b. Formulierung und Vertretung der Mitgliederinteressen nach außen
c. Unterstützung in berufsbezogenen und arbeitsrechtlichen Fragen
d. die Zusammenarbeit mit dem Erzbischöflichen Ordinariat, mit den Mitarbeiterlnnen-Vertretungen in der Erzdiözese München und Freising, der KODA und mit anderen Berufsgruppen
e. Erfahrungsaustausch und Kooperation der Mitglieder untereinander
f. Förderung von berufspraktischer und spiritueller Fortbildung