Projekt Digitales Archiv

Seit den 1980er Jahren entstanden im Erzbischöflichen Ordinariat München digitale Daten, die in File-Ablagen gespeichert wurden und werden. Parallel begannen sich Fachverfahren zur Unterstützung der Verwaltungsarbeit gerade in der Personal-, Finanz-, Bau- und Immobilienverwaltung zu etablieren. In den späten 1990er Jahren folgte der erste Internetauftritt des Erzbistums, der sich nach und nach um auf besondere Ereignisse bezogene, meist nur temporäre Seiten erweiterte (Papstbesuch, kirchliche Jubiläen). Heute kaum mehr vorstellbar - aber: Auch das Internet hat mal klein angefangen.

Im Laufe der Jahre entstanden schließlich auch viele Internet-Auftritte unserer Pfarreien, Orden, Vereine und Verbände.
 
Die digitale Welt veränderte das Leben - und die Arbeit. In etwa um das Jahr 2000 wurden im EOM erste Überlegungen für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems konkret, die 2006/2007 mit der Produktivsetzung des Systems Realität wurden. 
 
Doch: „Was immer du tust, bedenke das Ende“. Deshalb wurden parallel zur Einführung eines DMS erstmals auch Fragen der digitalen Archivierung diskutiert. Akten sind das „Kerngeschäft“ der Archive mit ihrer geregelten Ordnung und ihren festen Aufbewahrungsfristen. Fragen der Archivierung digitaler Daten stellten sich somit fast überall erst im Kontext von DMS-Projekten – um dann schnell festzustellen, dass die digitale Welt noch weitere Daten bereithält, die ein lohnendes Archivierungsziel sein können - z.B. die schwach strukturierten File-Ablagen, Fachverfahren und Webauftritte.
 
2012 wurde deshalb ein Projekt ins Leben gerufen, dessen erklärtes Ziel es ist, ein Digitales Archiv aufzubauen. Derzeit befindet sich das Projekt in der abschließenden Realisierungsphase.

Das Archiv muss (gemäß kirchenrechtlicher Vorgaben) Unterlagen von dauerhaftem Wert zeitlich unbefristet aufbewahren – unabhängig vom Trägermedium. Eine Herausforderung - wenn man bedenkt, wie schnell sich Technik, Datenformate und Speichermedien verändern und entwickeln. Denken Sie nur einmal an den schnellen Schritt von der Floppy Disk zur SSD-Speicherplatte!

Deswegen ist der Aufbau eines Digitalen Archivs notwendig - eine digitale Aufbewahrung ohne zeitliche Befristung. Sie schützt vor Verlust der Lesbarkeit durch proprietäre Dateiformate, veränderte Anwendungen und Betriebssysteme oder veraltete Speichermedien. Die Sicherung auf entsprechenden Speichersystemen (oft auch irreführend elektronisches Archiv genannt) und laufende redundante Sicherung (Backup) genügen dabei längst nicht.

Vielmehr setzt die digitale Langzeitarchivierung eine weit komplexere und nachhaltigere Strategie voraus, um den dauerhaften Erhalt der für den Menschen verwertbaren Information zu gewährleisten und dabei gleichzeitig hard- und softwareunabhängig zu sein. Handlungsgrundsätze dabei sind:

• Erhalt des digitalen Archivobjekts durch frühzeitigen Austausch der Speichermedien sowie (mehrfach) redundante Datenhaltung.
  
• Erhalt der Lesbarkeit des Archivobjekts durch Reduzierung der Dateiformate auf archivtaugliche Formate und ihre Migration im Bedarfsfall.
  
• Erhalt der für den Menschen interpretierbaren Information durch Festlegung von sog. signifikanten Eigenschaften, d.h. Eigenschaften, die über alle Migrationsstufen im Archivierungsprozess hinweg erhalten werden müssen.
  

Das digitale Archivgut muss aus sich selbst heraus lesbar und interpretierbar sein, d.h. keine getrennte Speicherung von Metadaten und Primärdaten.

Eine der Grundlagen ist das sog. OAIS-Referenzmodell (Open Archival Information System, ISO 14271).

Die Archivierung nach dem OAIS-Modell (unten, © Consultative Committee for Space Data Systems) unterscheidet grundsätzlich drei Bereiche, die sich mit den klassischen Verantwortlichkeiten treffen: