Aufgrund des § 6 Abs. 5 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Amtsblatt 1989, Nr. 6, 13. Februar, S. 126-130) ergeht folgende Verordnung:
§ 1, Geltungsbereich
(1) Diese Verordnung gilt für die Benützung des im Archiv des Erzbistums München und Freising verwahrten Archivguts.
(2) Bei der Benützung von nichtamtlichen Schrift- und Dokumentationsgut im Sinne des § 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Nachlässe u.a.) gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Verordnung vor.
(3) Die für die Benützung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benützung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.
§ 2, Benützungsberechtigte
(1) Das Archivgut steht nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche und dieser Benützungsordnung öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benützung zur Verfügung.
(2) Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.
§ 3, Benützungszweck
Das Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse liegt u.a. vor, wenn mit der Nutzung amtliche, wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche oder pädagogische Zwecke verfolgt werden.
§ 4, Benützungsantrag
(1) Die Benützung ist beim Archiv des Erzbistums München und Freising schriftlich zu beantragen.
(2) Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benützers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benützungsvorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benützer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benützungsvorhaben ist ein eigener Benützungsantrag zu stellen.
(3) Der Benützer hat sich zur Beachtung der Benützungsordnung zu verpflichten.
(4) Der Benützer hat sich auf Verlangen auszuweisen.
(5) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden.
(6) Ist das Benützungsvorhaben in der Zeitgeschichte angesiedelt, hat der Benützer eine Erklärung zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte Betroffener oder Dritter zu unterzeichnen.
§ 5, Benützungsgenehmigung
(1) Die Benützungsgenehmigung erteilt das Archiv des Erzbistums München und Freising. Sie gilt für das laufende Kalenderjahr, für das im Benützungsantrag angegebene Benützungsvorhaben und für den angegebenen Benützungszweck.
(2) Die Benützungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit
1. Grund zu der Annahme besteht, dass das Interesse der Kirche gefährdet würde,
2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
3. der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde,
4. durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.
(3) Die Benützungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn
1. der Zweck der Benützung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benützung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist,
2. das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benützung benötigt wird,
3. der Benützer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Benützungsordnung bietet.
(4) Die Benützung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie eine statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
(5) Archivgut ist von der Benützung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist oder grundsätzlich von der Benutzung durch Dritte ausgenommen ist (z.B. Kanonisationsakten).
(6) Die Benützungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenn Angaben im Benützungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Benützungsordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.
§ 6, Sondergenehmigung (Antrag auf Schutzfristverkürzung)
(1) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich beim Archiv des Erzbistums München und Freising zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach § 8 Abs. 3 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche hat der Benützer nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks unerlässlich ist.
(2) Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Ortsordinarius. Das Archiv übernimmt die Vorprüfung des Gesuchs.
§ 7, Benützung im Archiv des Erzbistums München und Freising
(1) Die Benützung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Archivs bzw. im Archivdepot auf dem Freisinger Domberg. Das Archiv kann die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen. Von Findmitteln können keine Reproduktionen gefertigt werden.
(2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
(3) Das Archivpersonal ist nicht verpflichtet, über die Beratung hinaus unentgeltlich weitere Hilfestellungen (z.B. Lesehilfe) zu geben.
(4) Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.
(5) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Archiv des Erzbistums München und Freising ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
(6) Im Benutzersaal ist nur der Gebrauch von Bleistift und tragbaren Computern gestattet. Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benützung, wie Schreibmaschine, Diktiergerät oder beleuchtete Leselampe, bedarf besonderer Genehmigung. Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benützung gestört wird. Das Fotografieren und Einscannen von Archivgut, das Durchzeichnen von Schriftstücken und die Anfertigung von Siegelabdrücken durch den Benützer ist untersagt.
(7) Den Anordnungen des Personals ist Folge zu leisten. Verstöße gegen die Benützungsordnung können die sofortige Ausschließung von der weiteren Benützung zur Folge haben.
(8) Weitere Einzelheiten der Benützung regelt eine Lesesaalordnung, die durch den Archivdirektor erlassen wird.
§ 8, Reproduktionen und Editionen
(1) Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe des § 5 erfolgen. Reproduktionen werden grundsätzlich durch das Archiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt.
(2) Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs des Erzbistums zulässig.
(3) Bei der Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Archiv und die Archivsignatur anzugeben.
(4) Editionen bedürfen der Genehmigung des Archivs.
§ 9, Versendung von Archivgut
(1) Auf die Versendung von Archivgut zur Benützung außerhalb des Archivs besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
(2) Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benützerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.
(3) Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Die Versendung von Archivgut für Ausstellungen bedarf grundsätzlich der Vertragsform.
§ 10, Belegexemplar
Von jeder Veröffentlichung, die unter Verwendung von Archivgut des Archivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichungen von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.
§ 11, Gebühren
(1) Die Benützung des Archivs ist gebührenpflichtig. Die Benützung für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, amtliche und pastorale Zwecke sowie für Forschungen und Einrichtungen der katholischen und der evangelisch-lutherischen Landeskirche und durch staatliche und kommunale Stellen, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird, ist von der Gebührenpflicht befreit. Die Entrichtung der Gebühren wird durch eine eigene Gebührenordnung geregelt.
(2) Auslagen des Archivs, die durch den Antrag auf Benützung oder Versand der Archivalien entstanden sind, hat der Benutzer zu erstatten.
§ 12, Außerkrafttreten
(1) Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2007 in Kraft.
(2) Gleichzeitig tritt die bisher geltende Benützungsordnung für das Archiv des Erzbistums München vom 1. Februar 1998 außer Kraft.