Digitale Archivierung – wozu?

Eine Urkunde aus dem Mittelalter, eine handgezeichnete Karte aus dem späten 18. Jahrhundert oder auch ein persönlicher Brief von Kardinal Faulhaber aus den 1930/40er Jahren – das sind heute Schätze in jedem Archiv und niemand würde diesen Dokumenten ihre Archivwürdigkeit absprechen.

Heute. Aber als die Schriftstücke jeweils verfasst wurden, ahnte wohl noch keiner ihre historische Aussagekraft. Sie dokumentierten in ihrer Zeit lediglich ein aktuelles Verwaltungshandeln, eine geographische Gegebenheit oder ein schlichtes persönliches Empfinden/Anliegen.

Es ist aufmerksamen Menschen zu verdanken, dass wir heute eine Idee von der Vergangenheit haben. Und es ist nicht leicht, in der Gegenwart die Zukunft im Auge zu behalten.

So betrachtet erscheinen die mehr und mehr digital entstehenden Daten in der kirchlichen Verwaltung vielleicht nun auch in einem anderen Licht: Auch diese haben aus heutiger Sicht „nur“ einen tagesaktuellen Entstehungshintergrund - aber auch diese sind in einer nicht zu fernen Zukunft vom Archiv (gemäß kirchenrechtlichen Vorgaben) zur Sicherung einer aussagekräftigen historischen Überlieferung zu bewerten, zu übernehmen und dauerhaft zu aufzubewahren. Und so bekommen dann vielleicht die Menschen in 100 Jahren eine Vorstellung von dem, was uns im Heute bewegt hat.

Digitale Daten in der kirchlichen Verwaltung

Seit den 1980er Jahren entstanden im Erzbischöflichen Ordinariat München digitale Daten, die in File-Ablagen gespeichert wurden und werden. Parallel begannen sich Fachverfahren zur Unterstützung der Verwaltungsarbeit gerade in der Personal-, Finanz-, Bau- und Immobilienverwaltung zu etablieren. In den späten 1990er Jahren folgte der erste Internetauftritt des Erzbistums, der sich nach und nach um auf besondere Ereignisse bezogene, meist nur temporäre Seiten erweiterte (Papstbesuch, kirchliche Jubiläen). Heute kaum mehr vorstellbar - aber: Auch das Internet hat mal klein angefangen.

Im Laufe der Jahre entstanden schließlich auch viele Internet-Auftritte unserer Pfarreien, Orden, Vereine und Verbände.

Die digitale Welt veränderte das Leben - und die Arbeit. In etwa um das Jahr 2000 wurden im EOM erste Überlegungen für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems konkret, die 2006/2007 mit der Produktivsetzung des Systems Realität wurden. 

Doch: „Was immer du tust, bedenke das Ende“. Deshalb wurden parallel zur Einführung eines DMS erstmals auch Fragen der digitalen Archivierung diskutiert. Akten sind das „Kerngeschäft“ der Archive mit ihrer geregelten Ordnung und ihren festen Aufbewahrungsfristen. Fragen der Archivierung digitaler Daten stellten sich somit fast überall erst im Kontext von DMS-Projekten – um dann schnell festzustellen, dass die digitale Welt noch weitere Daten bereithält, die ein lohnendes Archivierungsziel sein können - z.B. die schwach strukturierten File-Ablagen, Fachverfahren und Webauftritte.

2012 wurde deshalb ein Projekt ins Leben gerufen, um ein Digitales Archiv aufzubauen. Das Projekt konnte 2019 erfolgreich abgeschlossen werden. In der Folge wurde das System noch um ein Digitales Zwischenarchiv zur gesicherten und dokumentierten, aber zeitlich befristeten Speicherung von digitalen Daten ergänzt.

Digitale Langzeitarchivierung

Das Archiv muss (gemäß kirchenrechtlicher Vorgaben) Unterlagen von dauerhaftem Wert zeitlich unbefristet aufbewahren – unabhängig vom Trägermedium. Eine Herausforderung - wenn man bedenkt, wie schnell sich Technik, Datenformate und Speichermedien verändern und entwickeln. Denken Sie nur einmal an den schnellen Schritt von der Floppy Disk zur SSD-Speicherplatte!

Deswegen ist der Aufbau eines Digitalen Archivs notwendig - eine digitale Aufbewahrung ohne zeitliche Befristung. Sie schützt vor Verlust der Lesbarkeit durch proprietäre Dateiformate, veränderte Anwendungen und Betriebssysteme oder veraltete Speichermedien. Die Sicherung auf entsprechenden Speichersystemen (oft auch irreführend elektronisches Archiv genannt) und laufende redundante Sicherung (Backup) genügen dabei längst nicht.

Vielmehr setzt die digitale Langzeitarchivierung eine weit komplexere und nachhaltigere Strategie voraus, um den dauerhaften Erhalt der für den Menschen verwertbaren Information zu gewährleisten und dabei gleichzeitig hard- und softwareunabhängig zu sein. Handlungsgrundsätze dabei sind:

• Erhalt des digitalen Archivobjekts durch frühzeitigen Austausch der Speichermedien sowie (mehrfach) redundante Datenhaltung.
• Erhalt der Lesbarkeit des Archivobjekts durch Reduzierung der Dateiformate auf archivtaugliche Formate und ihre Migration im Bedarfsfall.
• Erhalt der für den Menschen interpretierbaren Information durch Festlegung von sog. signifikanten Eigenschaften, d.h. Eigenschaften, die über alle Migrationsstufen im Archivierungsprozess hinweg erhalten werden müssen.

Das digitale Archivgut muss aus sich selbst heraus lesbar und interpretierbar sein, d.h. keine getrennte Speicherung von Metadaten und Primärdaten.

Archivierung nach dem OAIS-Modell

Eine der Grundlagen ist das sog. OAIS-Referenzmodell (Open Archival Information System, ISO 14271).

Die Archivierung nach dem OAIS-Modell unterscheidet grundsätzlich drei Bereiche, die sich mit den klassischen Verantwortlichkeiten treffen:

Lade Bild...

© Consultative Committee for Space Data Systems

Das OAIS-Referenzmodell

• Der Produzent bzw. die abgebende Stelle erstellt aus ihren abzugebenden Unterlagen ein Ablieferungspaket (SIP, Submission Information Package), d. h. die Primärdokumente werden mit beschreibenden Metadaten in einen Container verpackt und dem Archiv übergeben.
• Das Archiv übernimmt die Daten, d. h. es erfolgt eine protokollierte Übernahme (Ingest), ggf. eine Migration in ein Archivformat sowie eine Registrierung im System.
• Aus dem SIP wird durch die archivische Bearbeitung ein Archivpaket (AIP – Archival Information Package), das nach Bearbeitung (Erschließung / Descriptive Info und Data Management) im digitalen Magazin (Archival Storage) abgelegt wird.
• Das Archiv stellt durch Erhaltungsmaßnahmen (Preservation Planning) dauerhaft Originalität, Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit sicher, d. h. es erfolgt bei Bedarf eine protokollierte Migration von Primärdokumenten.
• Der Nutzer des Archivs stellt über ein Recherchemodul (ortsunabhängig/online) eine Anfrage an das System, das ihm – je nach Berechtigung – relevante Treffer anzeigt. Der Nutzer kann sodann gewünschte Archivalien bestellen und die angeforderten AIPs werden ihm in Kopie in Form eines Nutzungspakets (DIP – Dissemination Information Package) für eine begrenzte Zeit zur Verfügung gestellt (Access).